Quy trình quản lý kho theo ISO đối với doanh nghiệp

Chắc hẳn bạn đã từng nghe qua cụm từ tiêu chuẩn ISO nhưng có thể vẫn chưa thật sự hiểu về nó. Tiêu chuẩn này cũng giống như một thước đo khẳng định chất lượng vậy. Tại lĩnh vực quản lý kho hàng cũng có thể áp dụng tiêu chuẩn này. Các thông tin quy trình quản lý kho theo ISO sẽ được Kệ Sắt Hòa Mỹ tổng hợp ngắn gọn qua bài viết dưới đây.

Chứng nhận ISO là gì?

ISO là gì?

ISO – International Organization for Standardization, là tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế. Tổ chức này được thành lập vào ngày 23 tháng 2 năm 1947. Ở đây sẽ thiết lập nên các tiêu chuẩn quốc tế về thương mại công nghiệp. Những tiêu chuẩn này sẽ được áp dụng trong phạm vi toàn thế giới.

Hiện tại có đến hơn 160 quốc gia đang là thành viên của ISO. Tại Việt Nam khi chuẩn ISO được chuyển sang tiếng Việt và ban hành nó sẽ được gọi là tiêu chuẩn Việt Nam.

Với mong muốn mang đến nhiều lợi ích, hiệu quả cũng như tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình trao đổi hàng hóa dịch vụ, ISO hiện đã mở rộng phạm vi áp dụng cho mọi tổ chức.

Khái niệm chứng nhận ISO là gì?

Chứng nhận ISO là hoạt động mà tổ chức chứng nhận tiến hành đánh giá chất lượng hệ thống, sau đó cấp chứng chỉ ISO cho một doanh nghiệp.

Để có thể được chứng nhận doanh nghiệp cần phải đáp ứng các yêu cầu cụ thể. Trong bài viết này chúng ta sẽ đề cập đến quản lý kho bãi và những tiêu chuẩn ISO trong quản lý kho bãi.

Các tiêu chuẩn ISO được sử dụng phổ biến trong kho bãi

Trong ISO thì quy trình quản lý kho bãi sẽ được chia thành ba hình thức chính. Cụ thể gồm quản lý mã hàng, quản lý hoạt động nhập kho và quản lý hoạt động xuất kho.

Khi nói đến chứng nhận ISO thì ISO 9001, ISO 45001, ISO 14001 và ISO 27001 là tiêu chuẩn phổ biến nhất trong ngành kho bãi, lưu trữ và phân phối.

Vai trò của ISO trong hệ thống quản lý kho

Khi thực hiện đúng quy trình quản lý kho theo ISO sẽ đảm bảo được sự nhất quán và tính khoa học. Đó là lý do vì sao mà rất nhiều doanh nghiệp đều áp dụng quy trình này. Không chỉ như thế quá trình xuất nhập lưu trữ hàng hóa cũng sẽ mang đến hiệu quả cao hơn. Giúp đỡ rất nhiều trong vận hành kho và giảm thiểu công việc quản lý.

Lợi ích của chứng nhận ISO trong quy trình quản lý kho hàng

Ngoài mang đến hiệu quả cao hơn so với phương pháp quản lý truyền thống. Khi doanh nghiệp đầu tư theo chuẩn ISO còn có được những lợi ích như sau:

• Quản lý dòng tiền và lợi nhuận tốt hơn thông qua kiểm soát hàng tồn kho lâu ngày hay những mặt hàng để sai vị trí.
• Kiểm soát chi phí tồn kho, nhờ đó doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, nhất là đối với các hoạt động buôn bán.
• Chuẩn ISO mang đến khả năng sắp xếp hàng hóa khoa học nhờ đó giúp tiết kiệm thời gian giao hàng. Và điều này sẽ mang đến mức độ hài lòng cao cho khách hàng và các đơn vị hợp tác.
• Tạo điều kiện lưu trữ hàng hóa an toàn hơn.
• Có thể đặt ra các chỉ tiêu cũng như thay đổi phương pháp giám sát kho hiệu quả hơn.

Chi tiết quy trình quản lý kho theo chuẩn ISO

Doanh nghiệp hãy tham khảo quy trình quản lý kho theo ISO với ba hình thức như sau:

Quy trình quản lý mã hàng

Có thể nói khi chọn quản lý kho theo ISO nghĩa hầu như công việc quản lý đều thông qua mã hàng. Quy trình quản lý mã hàng chuẩn bao gồm các bước:

Bước 1: Tiếp nhận thông tin: Trong trường hợp nhập hàng mới thì mã quản lý sẽ được thêm. Nếu có những cập nhật quan trọng như thay đổi hoặc hủy bỏ mã hàng doanh nghiệp đều sẽ thực hiện ở bước đầu tiên này. Thông thường thay đổi sẽ được quyết định bởi quản lý cấp cao và được thông báo đến quản lý kho.

Bước 2: Đối chiếu mã hàng: đối với các yêu cầu xử lý mã hàng, quản lý và nhân viên kho phải tiến hành kiểm tra đối chiếu mã hàng thực tế trong kho.

Bước 3: Cập nhật thông tin: sau khi đối chiếu hoàn tất, tiến hành cập nhật lại thông tin mã hàng lên hệ thống. Cập nhật này cần phải bổ sung thêm các thông tin như ngày tháng chỉnh sửa, văn bản yêu cầu cũng như chữ ký của những người liên quan.

Nếu đối chiếu không hợp lệ phải có văn bản gửi lên các cấp quản lý cao hơn để giải quyết kịp thời.

Có thể bạn cần: Mã SKU là gì? Cách tạo và tra mã SKU nhanh nhất

Quy trình quản lý hoạt động nhập hàng

Sau quy trình mã hàng sẽ đến giai đoạn nhập kho.

Bước 1: Lên kế hoạch nhập kho: mỗi đợt hàng hóa nhập về đều cần lên kế hoạch để có phương hướng nhập kho hiệu quả nhất. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, công sức.

Bước 2: Kiểm tra hàng hóa: với quy trình quản lý kho theo ISO thì khi nhập hàng hóa nhất định phải kiểm tra kỹ lưỡng tình trạng thực tế. Thông tin về hàng hóa, số lượng, chất lượng phải đảm bảo trước khi cho vào kho lưu trữ.

Bước 3 Hoàn tất thủ tục nhập kho: hàng hóa hợp lệ được nhân viên kho vận chuyển sắp xếp trên kệ. Cuối cùng là lập các chứng từ liên quan sau đó cập nhật thông tin hàng hóa nhập lên hệ thống.

Quy trình quản lý hoạt động xuất hàng

Để hoạt động xuất kho chuẩn theo quy trình quản lý hàng hóa theo ISO doanh nghiệp cần thực hiện như sau:

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu xuất kho: Hàng hóa khi xuất kho không chỉ có một mục đích duy nhất. Chủ yếu là với các lý do như: xuất để bán, xuất để sản xuất, xuất để lắp ráp hay xuất kho để chuyển sang vị trí lưu trữ khác. Mỗi yêu cầu khác nhau sẽ được nhân viên xử lý sao cho phù hợp.

Bước 2: Kiểm tra hàng tồn kho: với mọi yêu cầu xuất kho nhân viên phải kiểm tra xem mã hàng đó số lượng tồn kho là bao nhiêu. Có được số lượng thực tế mới có thể cân nhắc trong quá trình sản xuất hoặc mua thêm nguyên vật liệu. Ngoài ra còn phải đảm bảo hàng hóa chất lượng trước khi tiến hành xuất theo yêu cầu.

Bước 3: Lập phiếu xuất kho và hóa đơn: Khi lượng tồn kho có thể đáp ứng nhu cầu, hàng hóa sẽ được liệt kê trên phiếu xuất. Phiếu xuất hàng, hóa đơn này sẽ là bằng chứng đối chiếu để bản thân doanh nghiệp hoặc khách hàng theo dõi.

Bước 4: Xuất kho và cập nhật thông tin: giai đoạn cuối cùng trong quy trình quản lý kho theo ISO là xuất hàng và cập nhật lại thông tin trên hệ thống. Nếu đã có đầy đủ giấy tờ theo quy định công ty thì nhân viên quản lý kho sẽ tiến hành xuất hàng hóa ra ngoài và cập nhật lại mã hàng, số lượng.

Làm thế nào để doanh nghiệp của bạn có được chứng nhận ISO?

Trước tiên doanh nghiệp phải biết rằng chứng nhận ISO sẽ tốn thời gian, chi phí thậm chí ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp. Nên trước tiên hãy cân nhắc xem doanh nghiệp của bạn có thực sự cần chứng nhận ISO hay không.

Quy trình chứng nhận tiêu chuẩn này cũng sẽ khác nhau tùy thuộc vào từng tiêu chuẩn cụ thể và tổ chức chứng nhận. Với những quy trình phổ biến thì bạn cần phải xem xét những tiêu chuẩn trong đó và lựa chọn tổ chức chứng nhận phù hợp. Các bước để doanh nghiệp được chứng nhận ISO chúng tôi gợi ý đến bạn như sau:

• Tìm hiểu qua về tiêu chuẩn ISO muốn được chứng nhận.
• Xác định xem quy trình hoạt động của doanh nghiệp có thể đáp ứng được các yêu cầu của ISO không. Nếu không thì phải có những chấn chỉnh và kế hoạch cải thiện.
• Lập hồ sơ gồm các thông tin theo quy định.
• Trước khi đánh giá chính thức doanh nghiệp hãy tự tiến hành kiểm tra nội bộ.
• Cuối cùng thì tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành đánh giá và cấp chứng chỉ ISO nếu đạt yêu cầu.

Mong rằng các thông tin trên có thể giúp doanh nghiệp phần nào nắm được ý nghĩa của chứng chỉ ISO và quy trình quản lý kho theo ISO. Nếu có thể hãy thực hiện quy trình này vì nó giúp ích rất nhiều khi lưu trữ hàng hóa.

Mời xem tiếp: Quy trình ứng dụng tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho

Ban biên tập: Kệ Sắt Hòa Mỹ