Phiếu xuất kho là gì? Xem mẫu mới nhất theo quy định

Phiếu xuất kho là một trong những loại chứng từ rất cần thiết trong quy trình quản lý kho hàng. Trong bài viết này, Kệ Sắt Hòa Mỹ sẽ giúp bạn hiểu rõ phiếu xuất kho là gì? Những thành phần bên trong phiếu xuất kho và cách ghi phiếu xuất kho chi tiết.

Phiếu xuất kho là gì?

Phiếu xuất kho được biết đến là một loại biểu mẫu được sử dụng với mục đích ghi chép lại chi tiết các hoạt động xuất kho của từng sản phẩm, hàng hóa, vật tư, nguyên liệu, dụng cụ, máy móc… từ kho hàng của công ty hoặc cơ quan Nhà nước.

Phân loại phiếu xuất kho

Tương tự như những hóa đơn và chứng từ khác, phiếu xuất kho cũng bao gồm các loại là liên 1, liên 2 và liên 3. Cụ thể:

• Liên 1: Được lưu ở nơi lập phiếu xuất kho.
• Liên 2: Được thủ kho nắm giữ để ghi vào thẻ kho. Tiếp đó được chuyển cho bộ phận kế toán để vào sổ kế toán.
• Liên 3: Được đưa cho bên nhận hàng.

Phiếu xuất kho dùng để làm gì?

Những công dụng cốt lõi của phiếu xuất kho là gì?

• Phiếu xuất kho được sử dụng để giám sát, quản lý số lượng sản phẩm, hàng hóa, vật tư, công cụ, nguyên liệu… cho những phòng ban hoặc bộ phận trong công ty. Phiếu xuất kho làm cơ sở để hạch toán giá sản phẩm và chi phí sản xuất.
• Phiếu xuất kho được sử dụng để theo dõi biến động và nắm được thực trạng sản phẩm, hàng hóa trong kho.
• Phiếu xuất kho được dùng làm căn cứ đánh giá hiệu quả kinh doanh, giao dịch hàng hóa của các doanh nghiệp.

Hướng dẫn cách viết phiếu xuất kho

Như vậy, có thể thấy được tầm quan trọng không hề nhỏ của phiếu xuất kho. Việc ghi phiếu xuất kho cần đảm bảo về tính chính xác, hợp lệ để bộ phận có trách nhiệm thuận lợi trong quá trình đối chiếu chứng từ.

Mẫu phiếu xuất kho

Theo quy định hiện hành, công ty cần lập phiếu xuất kho theo biểu mẫu đã được đính kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC (Mẫu 02-VT) hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC.

Tải phiếu xuất nhập kho mới nhất TẠI ĐÂY

Cách ghi phiếu xuất kho

Khi viết phiếu xuất kho cần cung cấp chính xác số phiếu và thời điểm, thời gian lập phiếu. Những nội dung tiếp theo bao gồm: Họ tên bên nhận, tên bộ phận hoặc công ty, lệnh xuất kho (số hóa đơn), lý do xuất, tên kho xuất, ngày tháng năm xuất.

• Cột (A): Đánh số thứ tự sản phẩm, hàng hóa, nguyên liệu, vật tư, máy móc… tương ứng với thông tin trên hóa đơn.
• Cột (B): Viết chính xác tên sản phẩm, hàng hóa, nguyên liệu, vật tư, máy móc… tương ứng với thông tin trên hóa đơn.
• Cột (C): Cung cấp mã số (nếu có).
• Cột (D): Tên đơn vị hoặc bộ phận (tương ứng với thông tin trên hóa đơn).
• Cột (1): Viết chính xác số lượng hàng cần xuất theo yêu cầu của cá nhân hoặc bộ phận dùng trên chứng từ (hóa đơn).
• Cột (2): Viết chính xác số lượng thực tế hàng xuất (có thể bằng hoặc nhỏ hơn số lượng được yêu cầu).
• Cột (3): Mục giá xuất là thông tin về mức giá chưa bao gồm thuế của một loại hàng hóa.
• Cột (4): Bằng số lượng hàng xuất x đơn giá.
• Dòng “Cộng”: Tổng các giá trị trên phiếu xuất kho cho những cột đơn giản, số lượng và thành tiền.
• Dòng số viết bằng chữ: Diễn giải chính xác tổng số tiền ở mục thành tiền bằng chữ (Ví dụ: Một trăm triệu đồng.)

Tùy vào quy định của công ty, phiếu xuất kho có thể được lập thành 3 liên. Sau khi lập xong, cá nhân người lập và người đứng đầu bộ phận kế toán sẽ tiến hành ký và trình lên Giám đốc hoặc cá nhân được ủy quyền duyệt. Người duyệt xong phải ký và ghi rõ họ tên, giao cho một cá nhân nhận phiếu và bắt đầu nhận hàng ở kho.

Khi hàng đã xuất, thủ kho cần ghi chính xác thời gian xuất kho (ngày, tháng, năm) và cùng cá nhân nhận hàng ký, ghi rõ họ tên bên dưới phiếu.

Nội dung cần lưu ý khi lập phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho là chứng từ cực kỳ quan trọng, cần bao gồm những nội dung như sau:

• Tên gọi của bộ phận hoặc đơn vị xuất kho.
• Tên gọi đầy đủ của đơn vị, cá nhân nhận hàng, mã số phiếu xuất, thời gian lập phiếu và lý do xuất.
• Tên gọi chính xác của nhãn hiệu, đơn vị tính, quy cách đóng gói sản phẩm.
• Số lượng chính xác của hàng hóa, sản phẩm xuất kho và đơn giá nếu có.
• Loại phiếu này sẽ gồm 3 liên nên cần có chữ ký của những bên liên quan sao cho đầy đủ nhất.

Ai lập phiếu xuất kho

Bộ phận quản lý kho hay bộ phận kho (tùy vào cách gọi của từng doanh nghiệp) sẽ là người lập phiếu xuất kho. Thông thường sẽ là thủ kho.

Quy trình xuất kho trong doanh nghiệp

Xuất kho trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại xuất với các mục đích khác nhau. Dưới đây là hai quy trình xuất kho cơ bản với mục đích xuất bán hàng và xuất sản xuất:

Quy trình xuất kho để bán hàng

Bước 1: Phòng kinh doanh gửi yêu cầu xuất hàng (kèm đơn hàng) cho kế toán.

Bước 2: Kế toán tiến hành kiểm tra hàng tồn, đảm bảo đủ số lượng hàng và bắt đầu quy trình xuất kho. Nếu không đủ hàng thì báo cáo lại với phòng kinh doanh.

Bước 3: Kế toán dựa trên dữ liệu trên đơn hàng để lập phiếu xuất kho. Sau đó chuyển phiếu cho thủ kho để bắt đầu xuất hàng. Phiếu xuất kho bán hàng được lập thành các liên để lưu trữ ở những bộ phận liên quan như thủ kho, kế toán, vận chuyển.

Bước 4: Chuẩn bị hàng để xuất, thủ kho, kế toán và bên vận chuyển cần ký, ghi rõ họ tên trên phiếu xuất.

Bước 5: Kế toán và thủ kho sẽ làm việc với nhau để cập nhật dữ liệu hàng hóa. Đồng thời, thủ kho vào thẻ kho và kế toán vào sổ kế toán.

Quy trình xuất kho sản xuất

Bước 1: Bộ phận, phòng ban có nhu cầu trình yêu cầu bằng văn bản cho phòng kế hoạch sản xuất hoặc ban lãnh đạo.

Bước 2: Các phòng ban có trách nhiệm sẽ tiếp nhận yêu cầu và duyệt yêu cầu.

Bước 3: Bộ phận kế toán tiếp nhận yêu cầu, tiến hành kiểm tra kho về hàng cần xuất. Cho xuất kho nếu đảm bảo về hàng, báo cáo lại nếu không đảm bảo.

Bước 4: Thủ kho xuất kho và ký xác nhận.

Bước 5: Cập nhật dữ liệu về hàng tồn (cả thủ kho và kế toán cùng làm).

Trên đây là chia sẻ ngắn gọn của Kệ Sắt Hòa Mỹ về phiếu xuất kho là gì và cách lập phiếu xuất kho. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích với bạn!

Có thể bạn cần: Phiếu nhập kho là gì? Tải về mẫu mới nhất tại đây

Ban biên tập: Kệ Sắt Hòa Mỹ