Hướng dẫn cách lưu trữ hồ sơ khoa học và hiệu quả

Tủ hồ sơ văn phòng chứa quá nhiều giấy tờ, việc sắp xếp khối lượng lớn các hồ sơ, tài liệu không hề đơn giản. Trong bài viết này, kesathoamy.com xin chia sẻ đến bạn cách sắp xếp hồ sơ khoa học chi tiết từ A-Z có thể áp dụng ngay tại doanh nghiệp của mình.

Hôm nay Kệ sắt Hòa Mỹ sẽ hướng dẫn cách lưu trữ hồ sơ khoa học và hiệu quả

Lưu giữ hồ sơ là điều quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Lưu trữ hồ sơ không chỉ đơn thuần là về các yêu cầu pháp lý hoặc chỉ là thói quen lưu giữ hồ sơ vì lợi ích của nó.Việc kiểm tra hồ sơ định kỳ sẽ giúp bạn hiểu được tình hình hiện tại của doanh nghiệp và cũng có thể dự đoán lợi nhuận hoặc thua lỗ trong tương lai.

Loại hồ sơ tài liệu nào cần được lưu trữ?

Việc lưu trữ các loại hồ sơ, tài liệu sẽ khác nhau, chúng tùy thuộc vào quy mô và tính chất của mỗi doanh nghiệp. Nhưng sẽ có một số hồ sơ mà doanh nghiệp nên lưu giữ:

Công văn, giấy tờ hành chính văn phòng: Văn bản chỉ đạo, điều hành của Ban lãnh đạo, giấy phép kinh doanh, giấy đề nghị đăng ký thành lập doanh nghiệp, tài liệu về các hội nghị, đại hội cổ đông, các công văn quy định của nhà nước…

Sổ sách kế toán: doanh thu bán hàng, báo cáo công nợ, bảng cân đối kế toán, giao dịch ngân hàng, phiếu thu – chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho…

Hồ sơ nhân sự: Đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, tiền lương, tiền thưởng, quá trình thăng tiến và làm việc, bảng chấm công,…

Hợp đồng: Hợp đồng lao động, hợp đồng mua bán hàng hóa, hợp đồng vay vốn, hợp đồng ủy quyền, hợp đồng vốn góp và nhiều loại hợp đồng khác.

Danh sách khách hàng: Tên khách hàng, sản phẩm đã mua, số điện thoại, ngày sinh, email và địa chỉ giao hàng.

Hồ sơ khác: Các hồ sơ không thuộc các loại hồ sơ trên liên quan đến các hoạt động khác của doanh nghiệp.

Hồ sơ, tài liệu được lưu trữ trong bao lâu?

Hiện nay, nhà nước vẫn chưa có quy định về hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp. Tùy vào từng lĩnh vực, ngành nghề thời hạn lưu trữ cũng khác nhau. Hầu hết các luật sư, kế toán và dịch vụ kế toán đều khuyên bạn nên giữ các tài liệu gốc trong ít nhất 5 năm.

Dưới đây là 3 mốc thời gian cơ bản được nhiều doanh nghiệp áp dụng:

• Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu tối thiểu 5 năm: Đơn xin việc, hồ sơ nhân viên, phiếu thu – chi, phiếu nhập – xuất kho,…
• Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu tối thiểu 10 năm: Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán, tài liệu liên quan đến chia, tách, hợp nhất doanh nghiệp,…
• Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu tối thiểu vĩnh viễn: Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp (Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký mã số thuế) và chứng từ tài sản,…

Những cách lưu trữ hồ sơ và bảo quản giấy tờ phổ biến

Hiện nay, có hai hình thức lưu trữ hồ sơ đó là: lưu trữ hồ sơ thủ công và lưu trữ hồ sơ trực tuyến.

Lưu trữ hồ sơ thủ công

Lưu trữ hồ sơ thủ công là các hồ sơ được lưu giữ bằng tay, không sử dụng phần mềm. Thay vào đó, các giấy tờ giao dịch được lưu trữ rồi sau đó được tổng hợp lại theo cách thủ công thành một báo cáo. Ngày nay, hệ thống lưu trữ thủ công vẫn được nhiều doanh nghiệp lựa chọn.

Những ưu điểm của lưu trữ hồ sơ thủ công bao gồm:

• Đơn giản, dễ quản lý
• Luôn có thể tìm kiếm hồ sơ bất cứ lúc nào mà không cần internet.
• Không tốn nhiều chi phí để duy trì.

Lưu trữ hồ sơ trực tuyến

Việc lưu trữ hồ sơ bằng phần mềm cho phép chủ doanh nghiệp đơn giản hóa việc lưu trữ hồ sơ và tiết kiệm nguồn nhân lực. Một số phần mềm quản lý văn bản, tài liệu, hồ sơ miễn phí có thể kể đến như DocEye, CloudOffice, Faceworks, DMS Lạc Việt,…

Những ưu điểm của phần mềm lưu trữ hồ sơ bao gồm:

• Tích hợp nhiều tiện ích văn phòng như lên lịch làm việc, thống kê, báo cáo, gửi tin nhắn,…
• Dễ dàng sao lưu và truy cập hồ sơ trên nhiều thiết bị khác nhau.
• Cho phép tìm kiếm hồ sơ, tài liệu một cách nhanh chóng.
• Giữ an toàn trong trường hợp hỏa hoạn hoặc trộm cắp.

Hướng dẫn chi tiết cách lưu trữ hồ sơ khoa học và chuyên nghiệp

Có 5 bước để quản lý hồ sơ hiệu quả trong bất kỳ tổ chức nào:

Bước 1: Xác định vị trí & thiết bị lưu trữ

Kệ sắt một trong những loại lưu trữ có nhiều kích cỡ, màu sắc và chất liệu với cấu hình tùy chỉnh linh  hoạt. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp tốn ít chi phí thì đây có thể là một sự lựa chọn tốt nhất cho bạn.

Tủ sắt hồ sơ cho phép người quản lý hồ sơ luôn giữ chìa khóa bên mình, và không một ai có thể tiếp cận các tài liệu chứa đựng trong đó.

Xem thêm: 20+ mẫu tủ hồ sơ sắt đựng giấy tờ, tài liệu bền đẹp TẠI ĐÂY

Bước 2: Phân loại hồ sơ

Đây là một giai đoạn quan trọng giúp doanh nghiệp xác định được chính xác các quy tắc sắp xếp lưu trữ hồ sơ. Trong quá trình phân loại cũng giúp bạn loại bỏ một lượng lớn giấy tờ không cần thiết.

Dưới đây là 2 kiểu phân loại được sử dụng nhiều trong các doanh nghiệp hiện nay.

Phân loại theo chủ đề: Tất cả các tài liệu liên quan đến cùng một chủ đề được lưu trữ cùng nhau trong một khu vực cho phép bạn dễ dàng truy xuất.

Phân loại theo dự án, tiến độ: Bao gồm tất cả các dự án đã hoàn thành, đang thực thi,…

Bước 3: Sắp xếp hồ sơ

Sắp xếp theo chữ cái: Sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái theo tên của người hoặc cơ quan liên quan đến tệp đó. Đây là phương pháp sắp xếp hồ sơ phổ biến và thông dụng nhất.

Sắp xếp theo thứ tự: Tất cả các tệp và thư mục được đánh số riêng biệt để tiện theo dõi.

Sắp xếp theo phòng, ban: Đây là cách sắp xếp được sử dụng nhiều trong các công ty, doanh nghiệp lớn có nhiều phòng ban.

Sắp xếp theo trình tự thời gian: Các tệp hồ sơ và tài liệu được sắp xếp theo thứ tự ngày, tháng, năm.

Bước 4: Tiến hành lưu trữ

Sau khi đã phân loại và xác định được phương thức sắp xếp hồ sơ thì bây giờ chỉ cần làm đúng như kế hoạch đã đề ra. Để tránh sai sót bạn hãy chép lại sơ đồ trên máy tính, khi cần tìm kiếm bất cứ một tài liệu nào bạn chỉ cần gõ tìm kiếm, nhanh chóng trong vòng 3 giây bạn sẽ xác định được vị trí chính xác của chúng.

Bước 5: Theo dõi và cập nhật hồ sơ

Việc theo dõi phải được lên kế hoạch định kỳ để loại bỏ các hồ sơ đã quá thời hạn lưu trữ, chỉnh sửa, bổ sung các giấy tờ phát sinh và  và rủi ro tiềm ẩn liên quan đến việc mất hồ sơ.

Trên đây là tất cả các thông tin về cách cách lưu trữ hồ sơ khoa học từ chuyên gia mà bạn có thể áp dụng ngay vào doanh nghiệp của mình. Nếu còn bất kỳ thêm câu hỏi nào thì đừng ngại mà bình luận ngay dưới bài viết này Kệ sắt Hòa Mỹ sẽ giải đáp thắc mắc cho bạn.

Có thể bạn quan tâm: Kinh doanh văn phòng phẩm có lời không?

Ban biên tập: Kệ Sắt Hòa Mỹ