Quy trình ứng dụng tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho

Ứng dụng tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho là một trong những chiến thuật đơn giản mang lại một không gian nhà xưởng sạch sẽ, ngăn nắp và có tổ chức. Vậy tiêu chuẩn 5s là gì? Làm thế nào để áp dụng tiêu chuẩn 5s trong quản lý kho? Tất cả sẽ được giải đáp trong bài viết của Kệ Sắt Hòa Mỹ!

Tổng quan ngắn gọn về tiêu chuẩn 5S

Tiêu chuẩn 5s là hệ thống tiêu chuẩn được ứng dụng phổ biến trong rất nhiều lĩnh vực, từ đời sống cho đến hoạt động kinh doanh. Ứng dụng tiêu chuẩn 5s trong quản lý kho là một chiến thuật tuyệt vời để kho hàng của bạn trở nên chuyên nghiệp và sạch sẽ hơn.

Tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho là gì?

Tiêu chuẩn 5s được xây dựng từ những keyword: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke. Ý nghĩa tương ứng với những từ khóa này lần lượt là Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc và Sẵn sàng.

Tiêu chuẩn 5s là khái niệm được biết đến đầu tiên ở nước Nhật với mong muốn giảm thiểu những lãng phí trong hoạt động sản xuất. Đồng thời, đảm bảo một không gian và môi trường làm việc an toàn, năng suất và có quy củ.

Việc thực hiện hệ thống tiêu chuẩn này góp phần cải thiện chất lượng hàng hóa cũng như gia tăng lợi thế cạnh tranh của các doanh nghiệp trên thị trường.

Nguồn gốc của tiêu chuẩn 5S

Nguồn gốc của tiêu chuẩn 5s sẽ khiến nhiều người bất ngờ. Bởi nó không bắt nguồn từ một tổ chức Latinh, Âu Mỹ… mà được khai sinh ngay tại nước Nhật. Một quốc gia từ lâu đã được nhiều người biết đến bởi tính quy củ và kỷ luật.

Tại Nhật Bản, đơn vị đầu tiên áp dụng tiêu chuẩn 5s là hãng vận tải Toyota. Tiếp đó, nó được ứng dụng nhiều hơn ở các doanh nghiệp Nhật Bản. Từ lĩnh vực sản xuất công nghiệp, y tế, giáo dục… và dần mở rộng ra thế giới.

Ý nghĩa của 5 chữ “S” trong tiêu chuẩn 5S

5 chữ S cũng là 5 từ khóa quan trọng nhất của hệ thống tiêu chuẩn 5s. Mỗi chữ S sẽ mang những ý nghĩa khác nhau để tạo nên giá trị của hệ thống tiêu chuẩn này.

Sàng lọc (Sort)

Chữ S đầu tiên là “Sàng lọc”. Đây cũng là bước đầu trong quy trình áp dụng tiêu chuẩn 5s. Nghĩa là sàng lọc, bỏ đi những thứ không cần thiết ra khỏi môi trường làm việc.

Cụ thể, sàng lọc yêu cầu bạn tổ chức lại toàn bộ những vật dụng, thiết bị, đồ dùng… bằng việc bỏ đi những thứ không còn giá trị sử dụng hoặc có thể tái sử dụng chúng.

Tips: 5 giải pháp tăng sức chứa nhà kho công nghiệp

Sắp xếp (Set)

Sắp xếp có nghĩa là tất cả mọi thứ phải được bố trí đúng vị trí, đảm bảo sự hài hòa và phù hợp để dễ phát hiện, dễ lấy đi và dễ trả lại.

Sạch sẽ (Shine)

Là đảm bảo sự sạch sẽ cho toàn bộ không gian làm việc và tất cả hàng hóa, máy móc, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của bạn.

Săn sóc (Standardize)

Săn sóc nghĩa là luôn thực thi mọi thứ bằng một tinh thần và trách nhiệm nghiêm túc, tập trung và quan tâm đến tất cả những thứ xung quanh. Bước này là để tiêu chuẩn 5s phát huy tác dụng một cách hiệu quả nhất. Từ việc săn sóc, ý thức của nhân viên cũng sẽ được bồi dưỡng.

Sẵn sàng (Substain)

Bước cuối cùng trong quy trình 5s là sẵn sàng. Nghĩa là cần xây dựng một thói quen tự giác tuân thủ. Khi ý thức trở nên chủ động hơn, cũng là lúc tất cả sẵn sàng vào vị trí và chuẩn xác đến từng milimet.

Các bước áp dụng tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho

Bước 1: Sàng lọc kho hàng

Ở bước đầu tiên – sàng lọc yêu cầu bạn phân loại, bố trí hàng hóa trong kho trên cơ sở thông tin về đối tượng, tần suất và mong muốn sử dụng.

Nghĩa là doanh nghiệp sẽ dựa trên cách quản lý tồn kho mà mình đang có như nguyên tắc LIFO, FIFO, FEFO… để biết chính xác những hàng hóa nào cần được xuất kho. Chúng sẽ được bố trí ở phía trên kệ hàng hoặc phía trước kho để giúp quan sát dễ hơn, lấy hàng dễ hơn khi cần xuất kho.

Chính bởi thế, bước sàng lọc cực kỳ quan trọng. Chúng cho phép bạn giám sát và theo dõi tất cả hoạt động của kho hàng một cách thuận tiện hơn. Đồng thời, giúp bạn chú trọng vào mục tiêu kinh doanh cốt lõi.

Bên cạnh đó, những vật dụng không còn giá trị sử dụng cũng sẽ được loại bỏ ra khỏi kho hàng.

Phân biệt: FIFO và LIFO là gì? Sự khác biệt, ưu và nhược điểm

Bước 2: Sắp xếp mọi thứ thật khoa học

Ở bước này, bạn cần sắp xếp mọi thứ theo một logic nhất định. Đảm bảo các tiêu chí như dễ tìm, dễ quan sát, dễ lấy, dễ kiểm tra và dễ trả lại. Việc sắp xếp áp dụng cho tất cả những gì được lưu trữ trong kho hàng. Không chỉ là hàng hóa, mà còn là vật tư, thiết bị, đồ dùng…

Nghĩa là tất cả cần được bố trí đúng vị trí mà chúng cần ở đó. Sắp xếp khoa học theo đúng nguyên tắc để khi có nhu cầu dùng đến có thể tiếp cận nhanh gọn nhất có thể.

Chẳng hạn như: Hàng nhẹ đặt trên, nặng đặt dưới, ưu tiên hàng có hạn ngắn, hàng cần nhập trước sẽ sắp xếp phía ngoài cho dễ tiếp cận.

Tiêu chuẩn 5s trong quản lý kho ở bước này cũng nên sắp xếp những bảng tiêu chuẩn chỉ dẫn 5s, các kế hoạch mẫu thực thi 5s đánh dấu vị trí, dán nhãn hàng… để tiêu chuẩn 5s trong kho hàng được thực thi một cách tổng thể và toàn diện nhất.

Bước 3: Thường xuyên vệ sinh

Tiêu chuẩn sạch sẽ trong 5s rất chú trọng chất lượng vệ sinh ở nơi làm việc. Một không gian làm việc bẩn thỉu, bừa bộn và không được ngăn nắp sẽ chỉ làm lãng phí thời gian tìm kiếm. Đồng thời còn khiến tất cả nhân viên tù túng và khó chịu.

Sạch sẽ cần được đề cao, đặc biệt là ở không gian đặc thù như kho hàng – nơi chứa rất nhiều thứ (không chỉ là hàng hóa).

Chính vì thế, việc ứng dụng tiêu chuẩn 5s trong quản lý kho yêu cầu người đứng đầu phải xây dựng kế hoạch chi tiết về hoạt động vệ sinh kho hàng. Thiết kế những quy định chung về đảm bảo vệ sinh tập thể để tất cả mọi người phải tuân thủ.

Ngoài ra, khi triển khai 5s, cần chú ý làm sạch cả nơi sửa chữa và bảo dưỡng những máy móc, thiết bị… nhằm tăng độ bền của chúng và cải thiện công dụng.

Không gian kho hàng được vệ sinh sạch đẹp sẽ giúp hình ảnh của doanh nghiệp được hoàn hảo hơn và thân thiện hơn trong mắt đối tác cũng như khách hàng.

Bước 4: Kiểm tra và duy trì

Tiêu chí săn sóc rất quan trọng trong 5s. Đó là việc đảm bảo việc duy trì tất cả những bước đã thực hiện ở trên. Công đoạn này hiểu nôm na là công đoạn giám sát và chuẩn hóa những gì đang thực hiện.

Tại đây, người đứng đầu cần xây dựng những quy định thực hiện 5s chi tiết. Để mỗi nhân sự trong kho nhận thức được trách nhiệm của mình và ý thức chung cho cả kho hàng.

Song song với đó cũng có thể thiết kế những cuộc thi, có thêm phần thưởng dành cho những người đã thực hiện 5s tốt. Mục tiêu của 5s là hướng đến việc đảm bảo một kho hàng có tổ chức, sạch sẽ và chuyên nghiệp.

Không chỉ dừng lại ở cấp dưới, mà từ lãnh đạo, những người đứng đầu cần phải nghiêm túc tuân thủ những gì đã và đang xây dựng để hình thành một hệ thống đồng bộ.

Bước 5: Sẵn sàng cho tất cả

Nếu nhân viên chỉ thực hiện theo các quy định bằng cách đối phó, không trách nhiệm và không thực sự nghiêm túc thì sẽ chỉ mang lại hiệu quả tạm thời.

Do đó, tiêu chí cuối cùng trong tiêu chuẩn 5s trong quản lý kho là đặt ra yêu cầu cho mỗi người. Đó là yêu cầu về sự tuân thủ và sẵn sàng thực hiện tất cả những gì đã được đề ra một cách chủ động và tự giác.

Lợi ích của quy tắc 5S trong vận hành kho hàng

Ứng dụng tiêu chuẩn 5s trong quản lý kho góp phần cải thiện tổ chức và mang lại một không gian làm việc chuẩn chuyên nghiệp và hiện đại. Đồng thời, giảm thiểu những lãng phí về cả chi phí, diện tích và thời gian sử dụng trong kho.

Mặt khác, tiêu chuẩn 5s trong quản lý kho cũng hạn chế tối đa việc thất thoát hàng hóa hoặc tai nạn lao động. Nhân viên kho có trách nhiệm và yêu thích những gì mình làm mỗi ngày. Trên cơ sở đó, năng suất làm việc sẽ được đảm bảo và chất lượng hơn.

Như vậy, Kệ Sắt Hòa Mỹ vừa thông tin đến bạn những kiến thức liên quan đến tiêu chuẩn 5s trong quản lý kho. Hy vọng bạn sẽ áp dụng hệ thống tiêu chuẩn này thành công cho kho hàng của mình!

Bài viết liên quan: Quy trình quản lý kho theo ISO đối với doanh nghiệp

Ban biên tập: Kệ Sắt Hòa Mỹ