Quản lý hàng tồn kho với 4 mô hình chuyên nghiệp

Quản lý hàng tồn kho là hoạt động có vai trò quan trọng đối với sự phát triển chung của một doanh nghiệp. Đâu là giải pháp quản lý hàng tồn kho tốt nhất? Cùng tìm hiểu toàn tập về quản lý hàng tồn kho qua bài viết của kesathoamy.vn nhé!

Tầm quan trọng của quản lý hàng tồn kho đối với mỗi doanh nghiệp

Một trong những yếu tố làm nên thành công của các doanh nghiệp và quản lý hàng tồn kho. Quản lý hàng tồn kho hiệu quả sẽ giúp tối ưu ngân sách và tối đa lợi ích của các doanh nghiệp.

Quản lý hàng tồn kho là gì?

Hàng tồn kho là loại hàng mà các doanh nghiệp lưu trữ trong kho. Hàng tồn kho có thể là nguyên liệu ban đầu được mua để phục vụ sản xuất, hoặc có thể là những mặt hàng được lưu kho phục vụ cho kinh doanh, bán hàng… Vậy quản lý hàng tồn kho là gì?

Quản lý hàng tồn kho là hoạt động bao gồm việc giám sát, theo dõi sản phẩm của bạn trong toàn bộ công đoạn đặt hàng, sản xuất, chứa và sử dụng. Hoạt động này có thể làm thay đổi toàn bộ dòng chảy của sản phẩm từ khâu mua cho đến khâu bán.

Quản lý hàng tồn kho với mục đích duy trì số lượng hàng hóa phù hợp vào thời điểm và vị trí nhất định.

Hàng tồn kho bao gồm những gì?

Hàng tồn kho không chỉ đơn thuần là mặt hàng mà doanh nghiệp sản xuất để kinh doanh. Mà còn là đa dạng những mặt hàng khác. Dưới đây là những mặt hàng phổ biến trong hàng tồn:

• Nguyên liệu sản xuất: Đây là loại hàng tồn mà doanh nghiệp dùng để sản xuất ra mặt hàng để bán.
• Mặt hàng để bán: Là những mặt hàng doanh nghiệp đã sản xuất để cung cấp cho khách hàng.
• Mặt hàng dở dang: Là những loại hàng thuộc về một phần của hoạt động sản xuất.
• Mặt hàng MRO: Là những mặt hàng doanh nghiệp dùng để hỗ trợ hoạt động sản xuất.
• Mặt hàng dự trữ: Là những mặt hàng bổ sung mang tính chất dự trữ để đề phòng với những trường hợp thiếu hụt hàng thực tế hoặc nhu cầu sử dụng tăng.

Lợi ích của việc lưu trữ hàng tồn kho

Nhắc đến quản lý hàng tồn kho thì việc lưu trữ hàng tồn luôn là một hoạt động không thể thiếu và cực kỳ quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Lưu trữ hàng tồn mang lại những lợi ích như sau:

Hạn chế thua lỗ: Nhờ lưu trữ hàng tồn, doanh nghiệp có thể tránh được việc kinh doanh, bán hàng thua lỗ. Bởi lúc này, hàng lưu trữ trong kho sẽ luôn ở trạng thái sẵn sàng để đáp ứng nhu cầu của thị trường.

Tiết kiệm ngân sách đặt hàng: Ngân sách đặt hàng bao gồm những khoản liên quan đến đơn đặt hàng như phê duyệt, đánh văn bản, gửi bưu kiện… sẽ được tiết kiệm nếu doanh nghiệp đặt đơn số lượng hàng lớn hơn là những đơn hàng lẻ tẻ.

Tối ưu hiệu suất sản xuất: Lưu trữ hàng tồn giúp duy trì hiệu suất cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp. Hiểu đơn giản, nguồn cung được lưu trữ trong hàng tồn kho sẽ tránh việc thiếu nguyên liệu ở những thời điểm cụ thể khiến quá trình sản xuất bị gián đoạn.

4 mô hình quản lý hàng tồn kho

Hiện nay, có rất nhiều mô hình đa dạng được triển khai trong quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp. Nổi bật nhất là bốn mô hình: QDM, EOQ, POQ, ABC.

Mô hình khấu trừ theo số lượng QDM

Mô hình QDM là mô hình dự trữ có tính đến sự biến động giá cả tùy vào lượng hàng của mỗi lần đặt hàng. Khấu trừ theo số lượng đồng nghĩa với việc giảm giá sản phẩm khi khách hàng mua sản phẩm đó với số lượng lớn hơn.

Mô hình này bị hạn chế về tính ứng dụng và nó chỉ thực sự phù hợp với bên mua hoặc bên nhận sản phẩm (nhiều lần hoặc một lần) trong khi giá mua sản phẩm được điều chỉnh theo số lượng mua của mỗi lần.

Mô hình quản lý hàng tồn kho EOQ

EOQ là mô hình quản lý hàng tồn định lượng. Nó được dùng nhằm biết chính xác mức tồn kho có thể mang lại doanh thu cao nhất. Song, vẫn thỏa mãn được nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp. EOQ là mô hình dựa trên hai chi phí chính, đó là chi phí dự trữ hàng tồn và chi phí sử dụng để mua hàng.

Nếu chi phí hàng hóa/nguyên liệu tăng thì sẽ làm giảm giá vốn sản phẩm. Và chính điều này sẽ khiến chi phí lưu trữ tăng theo. Trên cơ sở đó, có thể thấy 2 loại chi phí này tỷ lệ nghịch với nhau. Và mô hình EOQ hướng đến mục đích giảm thiểu tổng chi phí này.

EOQ là mô hình không phức tạp, có thể ứng dụng phù hợp với mọi kho xưởng. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể theo sát những chi phí lưu kho hàng hóa hay chi phí đặt hàng thông qua mô hình này. Cuối cùng, có thể tối ưu hiệu quả quản lý hàng tồn kho.

Mô hình sản lượng đặt hàng theo sản xuất POQ

Mô hình POQ là một mô hình dự trữ được áp dụng khi số lượng sản phẩm được chuyển đến thường xuyên. Hoặc khi hàng vừa được sản xuất, vừa được bán ra hoặc sử dụng.

POQ là mô hình phù hợp trong khi số lượng sản phẩm được chuyển đến liên tục, sản phẩm được gom dần cho đến khi lượng sản phẩm được tập kết hết.

Đây là mô hình gần giống với EOQ. Nhưng, POQ cho phép sản phẩm được chuyển đến liên tục và nhu cầu sử dụng mỗi ngày phải thấp hơn nguồn cung, ngăn được tình huống thiếu hụt sản phẩm. Và vì đó, điểm hạn chế của POQ là khá phức tạp do phải xây dựng kế hoạch liên tục.

Mô hình ABC analysis

Mô hình ABC thường được dùng để biết mức độ quan trọng của sản phẩm tồn kho khác nhau. Trên cơ sở đó, có thể tạo ra những cách dự báo, chuẩn bị nguồn lực và theo dõi tồn kho cho từng nhóm sản phẩm chuyên biệt.

Mô hình quản lý hàng tồn ABC được thiết kế trên nguyên tắc Pareto (20/80). Trong đó, 20% sản phẩm sẽ mang lại 80% doanh số. Sản phẩm được khuyến cáo được chia thành:

• Nhóm A: Là những sản phẩm có giá trị cao nhất hàng năm, trung bình từ 70 – 80% trên tổng giá trị sản phẩm dự trữ. Tuy nhiên, chúng chỉ chiếm khoảng 15% tổng sản phẩm dự trữ mà thôi.
• Nhóm B: Là những sản phẩm có giá trị trung bình hàng năm, khoảng 15 – 25% tổng giá trị sản phẩm dự trữ. Chúng chiếm khoảng 30% tổng sản phẩm dự trữ.
• Nhóm C: Là những sản phẩm có giá trị thấp hàng năm, trung bình từ 5% tổng giá trị sản phẩm dự trữ. Về số lượng, nhóm này chiếm khoảng 55% so với tổng số sản phẩm dự trữ.

Quy trình quản lý hàng tồn kho

Một quy trình quản lý hàng tồn kho đầy đủ phải trải qua các bước liên quan đến khâu giao nhận nguyên liệu sản xuất cho đến lúc thành phẩm được xuất ra khỏi kho. Tổng thể quy trình này bao gồm 3 hoạt động chủ chốt như sau:

Quy trình quản lý mã hàng

Bước 1: Bộ phận kế hoạch hoặc kinh doanh gửi yêu cầu cập nhật mã sản phẩm mới hoặc điều chỉnh mã sản phẩm với bên quản lý đặt mã sản phẩm của công ty.

Bước 2: Xem lại tình trạng của sản phẩm và tiến hành đối chiếu. Trường hợp sản phẩm không tồn tại thì tiến hành bước 3, nếu cần điều chỉnh mã hàng thì tiến hành bước 4.

Bước 3: Để thêm mới sản phẩm, cần cập nhật dữ liệu liên quan đến sản phẩm, xác định loại sản phẩm, thuộc tính nhóm sản phẩm, bên cung cấp để cấp mã sản phẩm mới.

Bước 4: Xem xét về mức độ cần thiết của việc điều chỉnh mã sản phẩm. Nếu không thể điều chỉnh được thì thông báo lại cho cá nhân yêu cầu điều chỉnh. Nếu điều chỉnh được thì thực hiện thay đổi, chỉnh sửa mã sản phẩm theo quy định.

Quản lý hoạt động nhập kho

Hoạt động nhập kho bao gồm:

Nhập kho mua nguyên liệu sản xuất

• Xem chủng loại và số lượng của nguyên liệu nhập kho dựa trên hóa đơn và phiếu xuất kho.
• Nộp lại hóa đơn và phiếu xuất kho của bên cung cấp cho kế toán để đối chiếu với số lượng hàng hiện tại.
• Xem xét chất lượng nguyên liệu, nếu đạt thì thực hiện nhập kho và xem số lượng cụ thể rồi ghi chú vào thẻ kho.

Nhập kho thành phẩm

• Người nhập kho ký vào phiếu bàn giao gồm 2 liên. Trong đó, một liên giữ lại kho và liên còn lại chuyển cho phòng sản xuất.
• Người nhập kho cần cập nhật dữ liệu về thành phẩm vào hệ thống thẻ kho. Đồng thời, thực hiện báo cáo hàng tồn theo quy định.

Quản lý hoạt động xuất kho

• Xuất kho bán hàng

Kế toán kho nhận được yêu cầu xuất kho (kèm đơn hàng) sẽ tiến hành kiểm tra hàng tồn và xuất kho dựa trên hóa đơn.

• Xuất kho sản xuất

Bộ phận cần làm đề nghị xuất kho thì cá nhân lãnh đạo hoặc người được ủy quyền sẽ phê duyệt đề nghị đó. Dựa trên yêu cầu xuất kho, bộ phận kê toán sẽ lập phiếu xuất và lấy xác nhận của những bên liên quan. Sau đó, tiến hành xuất hàng dựa trên phiếu xuất kho.

• Xuất chuyển kho

Bộ phận cần chuyển kho làm đề nghị trình lên cấp trên. Cấp trên sẽ phê duyệt sau đó và giao dịch sẽ được tiến hành dựa vào đề nghị chuyển kho đã được cấp trên phê duyệt. Quản lý kho dựa vào phiếu xuất kho để xuất kho và ký xác nhận.

• Xuất lắp ráp

Bộ phận cần lắp ráp sản phẩm làm đề nghị trình lên cấp trên. Cấp trên sẽ phê duyệt sau đó và giao dịch sẽ được tiến hành dựa vào đề nghị chuyển kho đã được cấp trên phê duyệt. Quản lý kho dựa vào phiếu xuất kho để xuất kho và ký xác nhận.

Các doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho như thế nào?

Quản lý hàng tồn kho như thế nào? Có rất nhiều phương pháp để áp dụng trong việc quản lý hàng tồn kho. Dưới đây là những phương pháp nổi bật nhất:

Mã hóa vật tư/hàng hóa

Phương pháp này hạn chế được tình trạng sai sót, trùng lặp trong hoạt động quản lý hàng tồn. Thiết lập mã sản phẩm được thực hiện theo nhiều cách, mặc dù vậy vẫn cần đảm bảo những vấn đề sau:

• Có mô tả thuộc tính của hàng hóa và đồng thuận về cách đặt tên hàng.
• Thực hiện khảo sát và thu thập thông tin một cách toàn diện về hàng hóa, vật tư. Sau đó, tiến hành chia tách và xây dựng danh sách theo những tiêu thức phù hợp với quy định.

Biết mức tồn kho tối đa và tối thiểu

Phương pháp này giúp công ty tránh được tình trạng nhập sản phẩm nhiều hơn nhu cầu hoặc nhập quá ít và không đủ đáp ứng cho quá trình sản xuất. Tình trạng này có thể làm hoạt động sản xuất ngưng đọng, giảm doanh thu.

Hai mức tối đa và tối thiểu của hàng tồn kho sẽ được xây dựng trên từng sản phẩm và được tùy chỉnh sau đó. Đặc biệt là với lĩnh vực bán hàng thời vụ.

Sử dụng phần mềm

Phần mềm quản lý hàng tồn kho được thiết kế thông minh sẽ hỗ trợ công ty kiểm soát về số lượng hàng, giá trị hàng, hàng tồn, việc sử dụng và luân chuyển hàng… hạn chế những thất thoát. Phần mềm cũng giúp bạn thiết kế và theo dõi phiếu xuất nhập hàng trong lưu thông và sản xuất.

Sắp xếp vật tư/ hàng hóa logic

Thông thường thì những công ty sẽ bố trí hàng hóa, vật tư của mình dựa trên vị trí. Đó là một phương pháp hiện đại, phù hợp. Mỗi loại hàng cần phân loại để lưu trữ ở những vị trí phù hợp. Điều này hỗ trợ việc quản lý kho hàng thuận lợi và hiệu quả hơn.

Giá kệ là một trong những “vũ khí” quan trọng và cần thiết để doanh nghiệp có thể sắp xếp hàng hóa logic và khoa học. Có hai cách sắp xếp hàng bao gồm:

• Sắp xếp theo vị trí cố định: Sản phẩm nào thì sắp xếp ở vị trí đó và có hiển thị cố định về chỗ của nó.
• Sắp xếp theo vị trí linh hoạt: Mọi vị trí sẽ được đánh số ký hiệu và được hiển thị trên sơ đồ của kho hàng.

Kiểm tra hàng định kỳ

Kiểm tra hàng định kỳ giúp doanh nghiệp nắm được số liệu thực tế và đối chiếu với sổ sách. Ngoài ra, việc kiểm tra hàng định kỳ còn giúp phát hiện những loại hàng hư hỏng, hết thời hạn sử dụng… Nhiệm vụ này giúp công ty quản lý hàng tồn chính xác và hiệu quả hơn. Định kỳ 6 tháng/lần là tốt nhất.

Trên đây là toàn bộ kiến thức cơ bản về quản lý hàng tồn kho. Hãy tiếp tục ủng hộ Kệ Sắt Hòa Mỹ để chúng tôi thường xuyên cập nhật những chủ đề liên quan hữu ích hơn nhé!

Tham khảo: Quy trình ứng dụng tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho

Ban biên tập: Kệ Sắt Hòa Mỹ