Phiếu nhập kho là gì? Tải về mẫu mới nhất tại đây

Nhập kho hay xuất kho có thể xem là một trong những hoạt động chính tại kho lưu trữ. Quá trình này luôn được theo dõi bởi nhân viên và cả quản lý kho. Do vậy cần phải có phương thức lưu trữ lại chi tiết của hàng hóa ra vào để thuận tiện hơn khi giải trình, báo cáo. Trong khuôn khổ bài viết dưới đây chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về phiếu nhập kho là gì? Cùng Kệ Sắt Hòa Mỹ tìm hiểu thêm về tất tần tật những điều liên quan đến loại chứng từ này.

Phiếu nhập kho là gì?

Phiếu nhập kho là chứng từ với thông tin và hình thức tuân theo quy định của Bộ Tài chính. Sử dụng với mục đích ghi lại thông tin nhập hàng hóa về kho. Thông tin cơ bản của phiếu nhập kho thường sẽ là tên hàng hóa, đơn giá, số lượng, ngày nhập, tổng tiền, chữ ký của những người chịu trách nhiệm… Phiếu này thường sẽ có từ 2 đến 3 liên, chia ra để lưu trữ và trình lên cấp trên.

Hiện tại phiếu nhập hàng có hai dạng chính là dạng giấy và phiếu nhập trên phần mềm quản lý. Tuy rằng phiếu nhập hàng điện tử đang rất phổ biến nhưng loại phiếu truyền thống vẫn thực hiện tốt nhiệm vụ của nó ở một số trường hợp đặc thù.

Công dụng của phiếu nhập kho

Nhờ vào thông tin trên phiếu nhập kho doanh nghiệp quản lý tốt hơn lượng hàng hóa ra vào. Mang đến khả năng kiểm soát số lượng hàng tồn kho và có phương hướng kinh doanh trong tương lai. Bộ phận kế toán cũng có thể thu thập được các biến động về hàng hóa để quản lý tài sản. Nó còn là vật chứng để xác minh số lượng hàng hóa vào kho để tránh những sự cố không may xảy ra.

Phiếu nhập kho đóng vai trò quan trọng trong quá trình vận hành chuỗi cung ứng. Là căn cứ để thanh toán hàng hóa, thống kê báo cáo do đó cần phải được đảm bảo tính chính xác.

Hướng dẫn cách viết phiếu nhập kho

Thông thường phiếu nhập kho sẽ in theo mẫu của Bộ Tài Chính. Trên đó sẽ có sẵn chi tiết, người lập phiếu chỉ cần điền đầy đủ theo mẫu là được.

Mẫu phiếu nhập kho mới nhất

Mẫu phiếu nhập kho thường sẽ có những thay đổi nhất định tùy vào từng thời điểm do Bộ tài chính công bố. Những thay đổi của phiếu nhập kho là gì? Chủ yếu là về hình thức trình bày và thêm một số thông tin.

Mẫu phiếu nhập kho mới nhất là mẫu 03 được ban hành theo thông tư 88/2021/TT-BTC

Một số đơn vị vẫn còn sử dụng mẫu 01 được ban hành theo thông tư 133/2016/TT-BTC.

Ngoài ra bạn cũng có thể tham khảo thêm một số mẫu cũ như mẫu thông tư số 200/2014/tt BTC hoặc quyết định 48/2016/qđ-btc.

>> Tải ngay mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 200 và 133 TẠI ĐÂY

Cách ghi phiếu nhập kho là gì

Với dạng phiếu nhập kho mẫu 01 theo như Thông tư 200, Thông tư 133 và mẫu 03 mới nhất thì cách ghi như sau:

Phần phía trên bên trái cần phải có đầy đủ thông tin của đơn vị hoặc có đóng dấu cùng với tên bộ phận nhập kho.

Yêu cầu phải điền đầy đủ các thông tin trên phiếu để tiện cho việc kiểm kê, đối soát sau này.

Tại phần chi tiết thông tin được điều như sau:

• Cột A, B, C, D: ghi số thứ tự, tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, mã số và đơn vị tính của vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.
• Cột 1: điền số lượng như trong hóa đơn hoặc lệnh nhập.
• Cột 2: sau khi hàng hóa về kho thì thủ kho sẽ đếm và ghi số lượng nhập thực tế.
• Cột 3, 4: hai cột này thường do kế toán chịu trách nhiệm. Tùy theo từng đơn vị mà đơn giá có thể sẽ là giá hạch toán hoặc giá hóa đơn.
• Dòng tổng cộng: đơn giản chính là tổng số tiền của tất cả hàng hóa đã liệt kê phía trên.

Sau khi người lập phiếu ký và ghi rõ họ tên thì người giao hàng sẽ mang phiếu này đến để được xác nhận và chuyển hàng vào kho. Hàng hóa được giao thì thủ kho hoặc người chịu trách nhiệm ghi ngày tháng năm nhập và cùng với người giao hàng ký tên vào phiếu.

Vì vấn đề trách nhiệm, chúng ta sẽ phải cẩn thận một số điều để tránh mắc sai lầm, vậy các lưu ý khi lập phiếu nhập kho là gì? Cùng theo dõi bên dưới nhé.

Những lưu ý khi lập phiếu nhập kho

Nhìn vào có thể thấy rằng thông tin cần ghi phiếu nhập kho không quá rắc rối, chỉ cần cẩn thận một số vấn đề.

• Phiếu nhập hàng có giá trị là phiếu có đầy đủ tất cả các thông tin.
• Mỗi bộ phận sẽ có trách nhiệm hoàn thành một số mục trên phiếu theo quy định công ty (đối với phiếu giấy). Kế toán là người chịu trách nhiệm lập phiếu nhập kho nếu sử dụng phần mềm quản lý.
• Người lập phiếu, người giao hàng, thủ kho, kế toán có trách nhiệm ký và ghi rõ họ tên dưới phiếu. Đây là những người chịu trách nhiệm nếu phiếu này có sai sót về sau.
• Liên 1 được lưu trữ tại kho, liên 2 sẽ chuyển lên cho kế toán và các bộ phận liên quan khác, liên 3 (nếu có) sẽ được giao cho người giao hàng.
• Trường hợp sử dụng phiếu truyền thống thì không được bôi xóa để đảm bảo sự minh bạch trong quá trình nhập hàng.
• Mỗi lần nhập kho đều phải có phiếu nhập, không nên dồn tất cả để lập thành 1 phiếu vì rất khó kiểm soát.

Lập phiếu nhập kho tưởng chừng như là một nghiệp vụ đơn giản nhưng lại rất dễ mắc sai lầm. Và một sai phạm nhỏ cũng có thể ảnh hưởng lớn đến hoạt động của doanh nghiệp. Với những chia sẻ trên mong rằng bạn đã có thể hiểu rõ hơn về phiếu nhập kho là gì và cách lập phiếu nhập kho chính xác nhất.

Xem tiếp: Phiếu xuất kho là gì? Xem mẫu mới nhất theo quy định

Top 101 Mẫu Kệ Kho Hàng Mới Nhất Năm nay

Ban biên tập: Kệ Sắt Hòa Mỹ